Khi bắt đầu đi làm, bạn chắc hẳn đã nghe nói đến KPI. Nó hiện diện ở khắp mọi nơi cho dù bạn yêu hay ghét nó. Bạn có thể bắt gặp nó ở trong kinh doanh, trường học, bệnh viện v.v… Thực tế, đa số chúng ta đều có mục tiêu về KPI trong công việc, trong khi đó nhiều người khác lại phải làm cả báo cáo bằng KPI. Vậy KPI là gì nhỉ? Trong bài viết này tôi giải thích nó một cách đơn giản và đưa ra một số ví dụ dễ hiểu theo cách nhìn từ một góc độ khác.
KPI là gì?
Giải thích một cách đơn giản thì KPI là một cách đo lường hiệu quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp làm tốt như thế nào. KPI là viết tắt của Key Performance Indicator– Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.
Hiểu rõ hơn về KPI là gì!
Một ví dụ dễ hiểu về KPI là dùng hình ảnh của chiếc máy bay. Bạn hãy hình dung một chiếc máy bay chở khách bay từ Hà Nội đến Thành phố Hồ Chí Minh. Mục tiêu chính của chuyến đi là đưa hành khách và hàng hóa trên máy bay đến sân bay Tân Sơn Nhất trong vòng 2 tiếng. Khi bắt đầu khởi hành, phi hành đoàn cần phải biết dữ liệu định vị để biết máy bay đang ở đâu so với hành trình bay đã định sẵn.
Trong trường hợp này, những bộ KPI hữu ích có thể bao gồm: dự liệu định vị GPS, tốc độ trung bình, mức nhiên liệu, thông tin thời tiết, sức gió, thông tin hạ cánh, thông tin truyền từ mặt đất… Gộp tất cả các số liệu này lại (các bộ KPI) sẽ giúp cho cả phi hành đoàn đang lái chiếc máy bay này hiểu rõ liệu họ có đang bay đúng đường hay không. Dựa vào những dữ liệu này họ cũng có thể dễ dàng đưa ra quyết định tiếp theo nên bay như thế nào.
Còn đối với những công ty thì sao? Nó cũng giống vậy thôi. Nếu một công ty đặt mục tiêu kiếm nhiều tiền, họ có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn thu hút thêm khách hàng mới bằng cách tạo ra thương hiệu lớn, họ có thể đo lường về giá trị thương hiệu và nhận diện thương hiệu. Và nếu một công ty mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo KPI. Còn nữa, rất nhiều công ty hiện nay muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần một bộ các KPI khác nhau.
Sử dụng công cụ SMART để xây dựng KPI
Một cách đánh giá tính thiết thực của KPI là sử dụng các tiêu chí SMART. SMART là S – Cụ thể, M – Đo lường được, A – Có thể đạt được, R – Thực tế, T – Có thời hạn. Nói cách khác:
-
Liệu mục tiêu của bạn có cụ thể không?
-
Bạn có thể đo lường được quy trình đi tới mục tiêu không?
-
Mục tiêu của bạn có thể thực sự đạt được không?
-
Tính thực tế của mục tiêu này đối với doanh nghiệp của bạn là như nào?
-
Thời gian cần thiết để đi tới mục tiêu là gì?
-
Công cụ SMARTER cho KPI là gì?
Các tiêu chí SMART có thể mở rộng thành SMARTER với 2 tiêu chí nữa đó là E – Đánh giá và R – Đánh giá lại. Hai tiêu chí này cũng cực kỳ quan trọng bởi vì chúng đảm bảo tính liên tục khi tiếp cận đánh giá KPI và mối tương quan với công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu bạn vượt chỉ tiêu doanh thu cho năm nay, bạn nên xác định rõ liệu có phải vì năm nay bạn đặt mục tiêu quá thấp hay đó là bởi vì một yếu tố nào đó tác động vào.
Lựa chọn KPI như thế nào?
Nhưng vấn đề ở đây là có hàng nghìn các KPI khác nhau và các công ty sẽ phải vất vả lựa chọn những cái phù hợp nhất cho công việc kinh doanh của họ. Nếu chọn KPI sai sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng là chỉ dẫn mọi người đi sai hướng và thậm chí có thể thúc đẩy họ làm những việc sai trái. Cần phải nhớ rằng, lý do tại sao KPI lại mạnh mẽ đến như vậy chính là “bạn sẽ nhận được những gì bạn đo lường”. Nếu một công ty đánh giá và khen thưởng những thành tích KPI không đúng với mục đích tôn chỉ kinh doanh ban đầu thì đồng nghĩa với việc họ đang đẩy con thuyền đi sai hướng!
Sử dụng KPI hiệu quả là phải đi sát với những mục tiêu chiến lược (cho toàn tộ công ty, từng bộ phận kinh doanh và từng cá nhân).
Ví dụ về KPI
Chúng ta hãy cùng thử xem xét một KPI về tăng trưởng bán hàng.
Tăng trưởng Bán hàng đo lường từng bước doanh nghiệp đạt được doanh thu từ bán hàng là tăng hay giảm. Đây là đơn vị đo lường chính của bất kỳ doanh nghiệp nào và đều cần phải giám sát một cách thấu đáo vì nó là một phần của các tiến trình phát triển và là một công cụ để đưa ra các sách lược quan trọng. Giám sát chặt chẽ chỉ số này theo những mốc thời gian nhất định để nắm rõ xu hướng tăng trưởng và giá trị của doanh nghiệp.
Chỉ số KPI tốt là tỷ lệ phần trăm tăng trưởng bán hàng vượt quá mục tiêu tại thời điểm đã định trước.