Cải tiến quy trình kinh doanh bằng phương pháp Kaizen và tiêu chuẩn 5S là cách giúp các tổ chức, doanh nghiệp giảm chi phí, rút ngắn thời gian chu kỳ và cải thiện chất lượng để đạt được cách tiếp cận có hệ thống, cải tiến liên tục. Nhưng thực hiện như thế nào để có được giải pháp tối ưu mang lại hiệu quả thực tiễn nhất trong quản trị doanh nghiệp?
Kaizen Là Gì?
Kaizen là thuật ngữ chỉ một phương pháp kinh tế được tạo ra ở Nhật Bản sau Thế chiến II. Kaizen được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”.
Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân. Mọi người đều được khuyến khích đưa ra những ý tưởng và đề xuất cải tiến nhỏ một cách thường xuyên và liên tục.
Trong các công ty Nhật Bản, Toyota – doanh nghiệp tiên phong sử dụng Kaizen hay Canon, Honda, nhân viên thường đưa ra 60 đến 70 đề xuất mỗi năm, được viết ra, chia sẻ và thực hiện. Trong hầu hết các trường hợp, đây không phải là ý tưởng cho những thay đổi lớn.
Phương pháp Kaizen dựa trên việc thực hiện các thay đổi nhỏ một cách thường xuyên: luôn cải thiện năng suất, an toàn và hiệu quả đồng thời giảm sự lãng phí. Kaizen không chỉ giới hạn trong một lĩnh vực cụ thể như sản xuất hay Marketing mà nó được áp dụng rộng rãi trong mọi công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.
Triết lý phương Tây có thể được tóm tắt là “Nếu nó không bị hỏng, đừng sửa nó”. Triết lý Kaizen là “Hãy khiến cho nó tốt hơn, cải thiện nó, ngay cả khi nó không bị hỏng; bởi vì nếu chúng ta không làm, chúng ta không thể cạnh tranh với những người đang nỗ lực cải tiến nó”. Kaizen bao gồm nhiều phương pháp cải tiến quy trình nổi tiếng của Nhật Bản như: vòng tròn chất lượng, tự động hóa quy trình, hệ thống đề xuất, giao hàng kịp thời, Kanban và 5S.
Tiêu chuẩn 5S Là Gì?
5S là một phương pháp cải tiến năng suất, được viết tắt từ năm chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Phương pháp được sử dụng để tổ chức một không gian làm việc hiệu quả. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu từng chữ “S” và xác định ý nghĩa của nó.
Seiri – Sàng lọc: Giữ những tài liệu cần thiết trong khu vực làm việc, sắp xếp những vật dụng ít được sử dụng hơn ở các khu vực lưu trữ khác và loại bỏ những thứ không cần thiết.
Seiton – Sắp xếp: Các nguyên liệu được sắp xếp ở đúng vị trí của nó. Mỗi bộ phận nên được dán nhãn rõ ràng hoặc phân định ranh giới và được sắp xếp theo cách thúc đẩy quy trình làm việc hiệu quả. Công nhân không cần phải tốn thời gian để tìm kiếm nguyên liệu.
Seiso – Sạch sẽ: Làm sạch không gian làm việc và tất cả các thiết bị, và giữ cho nó sạch sẽ, ngăn nắp. Việc vệ sinh theo dõi hàng ngày là cần thiết để duy trì sự cải thiện này. Một môi trường gọn gàng sẽ tăng hiệu quả làm việc tuyệt vời.
Seiketsu – Chuẩn hoá: Thực hành công việc nên được nhất quán và tiêu chuẩn hóa. Các trạm làm việc cho một công việc cụ thể cần thiết lập giống nhau. Tất cả nhân viên làm cùng một công việc sẽ có thể làm việc trong bất kỳ trạm nào với cùng các công cụ ở cùng một vị trí trong mỗi trạm và mọi người cần biết chính xác trách nhiệm của mình.
Shitsuke – Duy trì: Khi 4s trước đó đã được thành lập, chúng trở thành cách vận hành mới. Doanh nghiệp cần duy trì sự tập trung vào quy trình mới này và không cho phép sự hời hợt dẫn đến quay lại các cách làm cũ. Hiệu quả của cải tiến liên tục (Kaizen) giúp giảm sự lãng phí, chất lượng tốt hơn và thời gian làm việc nhanh hơn.
Cách Ứng Dụng Phương Pháp Kaizen
Kaizen là phương pháp thiết lập các tiêu chuẩn và sau đó liên tục cải thiện các tiêu chuẩn đó. Để hỗ trợ các tiêu chuẩn cao hơn, Kaizen cũng liên quan đến việc cung cấp đào tạo, tài liệu và giám sát cần thiết cho nhân viên để đạt được các tiêu chuẩn cao hơn và duy trì khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn đó trên cơ sở đang thực hiện. Chu kỳ của hoạt động Kaizen có thể được diễn ra như sau:
-
Chuẩn hóa các hoạt động.
-
Đo lường hoạt động được chuẩn hóa (tìm thời gian chu kỳ và số lượng hàng tồn kho trong quá trình).
-
Đánh giá đo lường theo yêu cầu.
-
Đổi mới để đáp ứng yêu cầu và tăng năng suất.
-
Chuẩn hóa các hoạt động mới, cải tiến.
-
Tiếp tục chu kỳ liên tục.
Các yếu tố chính của Kaizen là chất lượng, nỗ lực, sự tham gia của tất cả nhân viên, sẵn sàng thay đổi và chia sẻ. Kaizen thu hút và phát triển những người có khả năng sáng tạo và duy trì hiệu quả công việc cao. Những kết quả thiết thực của việc áp dụng Kaizen đó là tạo ra môi trường làm việc thoải mái, thúc đẩy họ không ngừng đưa ra nhiều sáng kiến cải tiến làm lợi cho công ty.
Ví dụ thành công điển hình nhất của việc ứng dụng phương pháp Kaizen trong chiến lược kinh doanh chính là Toyota. Toyota có khoảng 9 nhà máy tại Bắc Mỹ và kiếm được hơn 14 tỉ USD vào năm 2006, mặc dù sản xuất ô tô với đội ngũ công nhân người Mỹ với mức lương cao; 75% bộ phận, nguyên liệu lắp ráp sản xuất tại đây. Trong khi đó, các nhà sản xuất xe ô tô của Mỹ phải chuyển tới Trung Quốc và Ấn Độ để tiết kiệm chi phí sản xuất.
Bí quyết của Toyota ở đây chính là Kaizen – giảm lãng phí trong các khu vực như hàng hóa tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, đi lại của người công nhân, kỹ năng của người lao động và cắt giảm tối đa sản xuất dư thừa. Với hệ thống Kaizen, mỗi công nhân trong nhà máy luôn thực hiện công việc một cách dễ dàng, đơn giản.
Lợi Ích Của Tiêu Chuẩn 5S
5S ban đầu được dự định để áp dụng trong quy trình sản xuất nhưng tiêu chuẩn này cũng hoạt động tốt trong môi trường văn phòng hay hành chính, thậm chí trong cả lĩnh vực chăm sóc sức khỏe để cung cấp dịch vụ chăm sóc bệnh nhân.
Quy tắc 5S ngày càng được áp dụng rộng rãi và phổ biến trong các hệ thống quản lý quy trình kinh doanh, đồng thời trở thành giá trị cốt lõi của doanh nghiệp nhờ các lợi ích thực tiễn sau:
1. Tăng hiệu quả và năng suất
Các yếu tố 5S hoạt động để giữ mọi khía cạnh của doanh nghiệp của bạn được tổ chức và hoạt động có hiệu quả.
Ví dụ, trong một cửa hàng bán lẻ, các mặt hàng tại mỗi trạm thu ngân có chính xác cùng nhãn và tổ chức. Bất cứ ai cũng có thể bước vào và bắt đầu làm việc với khách hàng ngay lập tức.
Do đó, nhân viên thu ngân có thể dành nhiều thời gian hơn để làm việc với khách hàng và ít tốn thời gian hơn cho các nhiệm vụ sản xuất.
2. Tăng cường an toàn nơi làm việc
Một môi trường làm việc sạch sẽ, được tổ chức tốt áp dụng quy tắc 5S sẽ giảm thiểu các mối nguy hiểm và từ đó tạo ra một nơi làm việc an toàn hơn. Các quy trình vận hành tiêu chuẩn an toàn đầu tiên đòi hỏi nhân viên phải dọn sạch các sự cố ngay lập tức, giữ cho lối đi không bị lộn xộn và lưu trữ các vật dụng ở vị trí thích hợp của chúng.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp tuân theo các quy định của Cơ quan Quản lý Y tế và An toàn Lao động. Tổ chức tốt, bao gồm lưu trữ các vật dụng thường được sử dụng gần khu vực làm việc và tại các vị trí chính xác giúp làm giảm các chuyển động không cần thiết, giảm các hoạt động có thể gây chấn thương.
3. Kiểm soát chi phí hiệu quả
Việc triển khai hệ thống tiêu chuẩn 5S có thể có những lợi thế tiết kiệm chi phí trực tiếp và gián tiếp đáng kể. Khi doanh nghiệp của bạn được sắp xếp, tổ chức tốt hơn sẽ làm giảm yêu cầu về không gian lưu trữ. Mặt khác, bạn sẽ giảm thiểu chi phí do bị mất hay thất lạc hàng tồn kho liên quan.Trong một doanh nghiệp sản xuất, các quy trình làm sạch và bảo trì phòng ngừa thường xuyên giúp nhân viên có thể tìm ra và giải quyết các vấn đề với máy móc, các thiết bị khác trước khi các vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn và cần phải sửa chữa tốn kém. Ngoài ra, một môi trường làm việc an toàn hơn có thể làm giảm chi phí bảo hiểm y tế và kinh doanh.
4. Tăng sự hài lòng của khách hàng và tinh thần làm việc của nhân viên
Mọi thứ diễn ra trong hệ thống quy tắc 5S đều hoạt động để cung cấp giá trị cho khách hàng của bạn và làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Ví dụ, mặc dù khách hàng của bạn không quan tâm đến việc tổ chức các trạm rút tiền hoặc các chương trình làm sạch thường xuyên, nhưng họ sẽ quan tâm đến các tuyến thanh toán nhanh và đánh giá cao một cửa hàng sạch sẽ, được sắp xếp tốt.
Ngoài ra, vì cam kết với 5S đòi hỏi sự tham gia đông đảo của nhân viên, nên điều này không chỉ làm tăng sự gắn kết của nhân viên mà còn tạo ra một môi trường làm việc dễ chịu hơn, trong đó nhân viên cảm thấy tự hào hơn trong công việc của mình.
Nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen và quy tắc 5S, các nhà lãnh đạo, quản lý cần bắt tay xây dựng chiến lược và thực hiện nghiêm túc theo hệ thống Kaizen tiêu chuẩn 5S để định hướng quản trị, định hình văn hoá công ty và xây dựng quy trình nội bộ mang lại hiệu quả vận hành tối ưu.