Dạo gần đây, khi gặp lại những người bạn đã lâu không gặp, tôi thường được các bạn khen “nhuận sắc” và thần thái bình an hơn trước kia. Có lẽ so với cách đây hơn 5 năm, hồi tôi còn đang mải miết với công việc kinh doanh và không có chút thời gian nào cho bản thân thì nhận xét của mọi người chắc không sai. Hiệu suất làm việc của bạn sẽ xác định khả năng thành công và hạnh phúc trong cuộc sống.
Thời gian trong ngày dường như chẳng bao giờ đủ để làm.
Hồi đó, khởi đầu mỗi ngày với tôi, mỗi khi tỉnh giấc và bước chân xuống giường thì điều đầu tiên xuất hiện trong suy nghĩ của tôi luôn là: “Haizzz, hôm nay lại là một ngày nhiều việc lắm đây!!!”. Tôi luôn quay như chong chóng với vô số công việc mà không định hình nổi việc nào tôi nên làm, việc nào tôi nên phân công cho người khác. Tôi luôn lo lắng mỗi khi định giao việc cho ai đó chỉ bởi nỗi sợ phải đi giải quyết hậu quả nếu họ làm không như ý muốn của tôi. Thế là thay vì giúp nhân viên cải thiện kỹ năng và tạo điều kiện cho họ phát triển, tôi ôm hết lấy đống công việc và tự giải quyết một mình. Có lẽ cũng bởi sự ôm đồm ngớ ngẩn đó mà mỗi khi tôi không có mặt ở công ty vài ngày thì công việc dồn ứ lại đợi tôi về trong khi nhân viên của tôi lại than phiền về chuyện đến công ty không có việc gì để làm. Mỗi lần như vậy, quay trở lại văn phòng làm việc với đống công việc ở đó là tôi lại mang một tâm trạng căng thẳng, khó chịu. Không ít lần tôi đã họp nhân viên lại và cáu gắt vì “sự vô dụng” của họ mà thực chất điều này mãi sau này tôi mới hiểu tôi chính là kẻ tạo ra sự vô dụng ấy.
Nhìn lại quãng thời gian đó, tôi cũng không thể tưởng tượng nổi vì sao tôi lại có thể kéo dài tình trạng hỗn loạn của mình lâu đến như vậy. Mỗi ngày làm việc của tôi thường bắt đầu từ 8h sáng tới tận 9h tối tôi mới bước chân về đến cửa nhà. Lúc nào tôi cũng mang trên mặt một vẻ căng thẳng, tôi nhăn trán nhiều tới mức giữa trán có một rãnh nhăn sâu mà sau này spa chăm sóc hoài không hết.
Tôi không có thời gian quan tâm tới các con mình. Tôi để chúng tự lớn, tự xoay sở học hành. Tôi chọn thuê gia sư để không phải vướng bận lo lắng tới chuyện học hành của con cái. Cũng may nhờ phúc đức của tổ tiên và sự nỗ lực, tự giác của các con mà kết quả học tập của bọn trẻ cũng ổn.
Thời gian dành cho con cái thì như thế và với bố mẹ tôi thì tôi cũng rất ít khi có thời gian thăm nom các cụ dù các cụ ở ngay gần nhà. Chỉ có dịp nghỉ lễ, nghỉ Tết tôi mới có chút thời gian qua thăm hỏi bố mẹ. Cũng may các cụ thương con, thấy con vất vả nên cũng chỉ nhắc nhở tôi biết dành thời gian chăm sóc cho bản thân, quan tâm tới gia đình nhiều hơn.
Nói tới thời gian chăm sóc bản thân thì lúc đó với tôi là một chuyện xa xỉ. Tôi không biết cảm giác thảnh thơi khi được thư giãn là như thế nào. Với tôi, công việc chẳng bao giờ có đủ thời gian để làm hết nói gì đến chuyện nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân. Điện thoại réo suốt ngày, hai tay hai chiếc điện thoại và lúc đó tôi còn tự hào kiểu “Mình thật siêu, mình có thể làm tất mọi việc, công ty mà không có mình một ngày thì công ty không thể tồn tại nổi, mình như một ngôi sao sáng nhất, bla, bla….”. Ôi, sao hồi đó tôi lại ấu trĩ thế không biết, đã vậy lại còn tưởng thế là hay nên càng ngày tôi càng thấy bận rộn mới là làm việc hiệu quả. Khuôn mặt tôi lúc đó mọi người nhìn vào mà đoán tuổi chắc nghĩ tôi sắp 50 dù thực tế tôi còn chưa tới 40. Nếp nhăn trên trán, ở đuôi mắt cứ xếp hàng nối đuôi nhau vài lớp, da mặt tôi khô, xạm vì không được chăm sóc dưỡng da như những chị em phụ nữ khác. Lúc đó tôi còn hài hước đùa “Cười chết ruồi” (ý là nếp nhăn sâu tới mức ruồi đậu vào không bay ra được nữa).
Đấy mới là chuyện da mặt, nói tới mỡ thừa thì cũng đến ngại, tôi chẳng có thời gian rèn luyện thể thao mặc dù hồi đó cũng mua thẻ tập gym, hô quyết tâm tới phòng tập đều đặn, thậm chí còn mua thẻ huấn luyện viên riêng nhưng rồi thẻ một năm dùng đâu đó chưa được nổi 2 buổi/ tháng. Đã vậy, tối nào cũng 9h tối mới về nhà và ăn tối, cơ thể thiếu rèn luyện thể thao kèm thói quen ăn tối muộn làm cho các bé mỡ thừa quanh bụng, đùi, bắp tay nhảy nhót tưng bừng mỗi khi tôi trèo lên bàn cân.
Tất cả những điều đó tôi đều dễ dàng chấp nhận và tặc lưỡi đổ thừa cho sự bận rộn trong công việc cho tới một ngày, một người bạn thân của tôi chụp cho tôi bức ảnh chụp màn hình đoạn nói chuyện của cô ấy với con tôi, trong đó câu quan trọng nhất mà con tôi nhắn và cô ấy muốn tôi đọc là: “Con chỉ muốn mẹ con dành chút thời gian quan tâm chăm sóc bản thân hơn thôi, mẹ con nhìn vừa già vừa khó tính nên bọn con chẳng đứa nào muốn bọn bạn cùng lớp đến nhà.” Đọc xong câu đó của con, tôi giật mình soi gương và chợt nhận ra một bà già khó tính đang nhìn mình chằm chằm trong đó. Tuy vậy, việc này cũng chưa cảnh tỉnh tôi cho tới hôm tôi bị tụt canxi huyết và phải đi cấp cứu. Nhớ lại cảm giác chân tay co quắp, thở không nổi khi trên xe đi cấp cứu mà tới giờ tôi vẫn hãi.
Sau đợt đó, ra viện về nhà, tôi suy nghĩ nhiều về việc làm thế nào để cuộc sống của tôi có thể cân bằng trở lại. Tôi bắt đầu tìm hiểu xem có cách nào để giảm bớt công việc mà không ảnh hưởng tới hiệu quả và hiệu suất công việc không. Và tới khi bắt đầu tìm hiểu tôi mới biết quản trị thời gian tốt chính là cách giúp cho công việc và cuộc sống được lên kế hoạch phù hợp với khoảng thời gian hữu hạn mà mỗi người chúng ta đều có 24h mỗi ngày như nhau.
Làm chủ thời gian, cân bằng cuộc sống
Thời gian đầu, khi làm quen với khái niệm này và bắt đầu tìm hiểu để áp dụng, tôi khá chật vật vì bước đầu tiên tôi phải làm được để có thể quản trị thời gian của mình hiệu quả chính là học cách phân chia công việc thành 4 nhóm cơ bản:
-
Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (việc quan trọng nếu không làm sẽ gây hậu quả)
-
Việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp (việc cần thiết & quan trọng phải thực hiện ngày lập tức)
-
Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp (các cuộc hẹn đột xuất, các vấn đề phát sinh tức thời, trả lời email, điện thoại, …)
-
Việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp (những việc tốn thời gian, check email, tin nhắn điện thoại, những công việc lặt vặt phát sinh, các hoạt động giải trí,…)
Sau khi phân loại 4 nhóm công việc, tôi bắt đầu rà soát các công việc của mình xem phần lớn thời gian của tôi tiêu tốn vào hoạt động nào, tôi dành bao nhiêu thời gian cho công việc trọng tâm (quan trọng nhưng không khẩn cấp), bao nhiêu thời gian cho việc khẩn cấp phát sinh, những công việc nào tôi có thể uỷ thác hoặc sử dụng nguồn lực bên ngoài (outsource), những việc nào mang lại ít giá trị, cần ít kỹ năng mà tôi có thể giao cho nhân viên thực hiện. Và tôi thực sự giật mình khi học được cách tính toán giá trị mỗi giờ làm việc của mình. Tôi đã lãng phí những khoảng thời gian giá trị đó để làm những việc mà tôi có thể trả một mức lương nho nhỏ để có người làm thay.
Học cách quản trị thời gian, tôi cũng hiểu để giảm bớt sự hỗn loạn và kiểm soát cách sử dụng thời gian của bản thân, tôi phải rèn luyện 3 kỹ năng cơ bản. Đó là: Tự chủ, Chủ động lập kế hoạch và Chủ động uỷ thác công việc.
3 kỹ năng quản trị thời gian hiệu quả
Tự chủ
Tự chủ là một kỹ năng không dễ rèn luyện bởi làm chủ/ quản trị bản thân là yếu tố quan trọng nhất trong việc làm chủ thời gian mà kỷ luật bản thân lại là thứ tôi hay lảng tránh. Ban đầu tôi đã phải nhờ một nhóm bạn thân giúp tôi rèn bằng cách cứ khi nào tôi thiếu kỷ luật thì các bạn sẽ nhắc nhở và tôi phải nộp vào quỹ từ thiện một khoản tiền. Để không quên việc nộp tiền mỗi khi vi phạm, tôi đã tự nguyện chuyển khoản trước cho bạn tôi một khoản. Cứ mỗi lần tôi vi phạm kỷ luật là bạn tôi chỉ việc tự động trích từ đó và chuyển khoản vào quỹ từ thiện.
Tôi bắt đầu học cách viết xuống sổ tay cuối mỗi ngày những việc quan trọng nhất và cần hoàn thành cho ngày làm việc tiếp theo. Tôi ưu tiên hoàn thành những việc cần thiết nhất vào đầu ngày làm việc, khi năng lượng trong ngày đang ở mức tốt nhất. Tôi cũng phải chật vật để quen với chuyện ngưng xử lý sự vụ và “thấy việc gì làm việc đó”. Trong danh sách công việc tôi viết xuống sổ, tôi cũng phải chia theo thứ tự ưu tiên A, B,C. Tôi phải tập thói quen tập trung giải quyết những việc liên quan tới mục tiêu ưu tiên chính (làm việc A trước), có thời gian thì làm việc B và những việc C sẽ uỷ thác. Lâu dần, cùng với việc “được đóng góp” khá khá cho quỹ từ thiện từ việc bị phạt vì vi phạm kỷ luật rèn luyện, tôi cũng bắt đầu quen với việc phân loại công việc và biết việc nào khẩn cấp, quan trọng cần dành nhiều thời gian ưu tiên xử lý. Thói quen trì hoãn, nước đến chân mới nhảy của tôi cũng bắt đầu được cải thiện phần nào. Tôi ít phải thức quá khuya tới 2-3h sáng để chạy hoàn thành công việc như trước.
Chủ động lập kế hoạch
Tôi hiểu rằng nếu tôi không dành thời gian để làm những việc quan trọng không khẩn cấp như lên kế hoạch, lập chiến lược,…thì những công việc này sau đó sẽ trở thành vừa quan trọng, vừa khẩn cấp và tôi sẽ lại hỗn loạn. Và thế là kỹ năng tiếp theo tôi tiếp tục học và rèn luyện chính là kỹ năng CHỦ ĐỘNG LẬP KẾ HOẠCH. Tôi học cách lên mục tiêu, lập kế hoạch theo năm rồi phân bố theo quý (kế hoạch 90 ngày). Một kế hoạch phải là một kế hoạch hành động (ActionPLAN) nghĩa là kế hoạch đó phải dựa trên những việc cần làm, không chỉ là lý thuyết. Tôi được hướng dẫn để xây dựng một bản kế hoạch 90 ngày cụ thể để “làm” những việc cần phải hoàn thành, giúp tôi đạt mục tiêu đề ra. Kế hoạch đó không hề phức tạp mà chỉ đơn giản là chia nhỏ các bước cần làm để thực hiện mục tiêu rồi đưa vào từng ngày cụ thể trong tuần để thực hiện. Tôi luôn phải trả lời câu hỏi: Việc này để làm gì? Vì sao tôi cần làm việc đó? Nếu việc đó không được thực hiện thì có ảnh hưởng như thế nào tới tiến độ thực hiện mục tiêu năm của tôi?
Tôi chia thời gian trong ngày thành các múi giờ 30 phút, sau đó phân chia các hoạt động chính của doanh nghiệp thành 5 mảng chính: Marketing, Bán hàng, Tài chính, Xây dựng hệ thống và Xây dựng đội ngũ. Tôi chia 5 ngày làm việc theo 5 mảng này để tập trung giải quyết công việc sao cho hiệu quả và tập trung. Ví dụ như thứ Hai đầu tuần sẽ tập trung cho việc liên quan tới tài chính, thứ Ba là marketing, thứ Tư là bán hàng, thứ Năm là xây dựng đội ngũ và thứ Sáu là xây dựng hệ thống. Mỗi ngày tôi đều dành khoảng 20% thời gian làm việc cho việc lên kế hoạch và chiến lược liên quan tới chủ đề của ngày hôm đó, 60% thời gian tôi giải quyết các công việc ưu tiên và khẩn cấp cũng như phát sinh đột xuất, 10% tôi dành cho các việc phát sinh không quá quan trọng và 10% còn lại cho các hoạt động thư giãn đầu óc. Nói thật là thời gian đầu chưa quen, tôi rối như tơ vò, nhìn vào bảng thời gian biểu, tôi chỉ ước làm được 50% đã là thành công lắm rồi. Thế nhưng rồi dần dần, kiên trì cũng thành quen, cuối mỗi ngày, khi hết giờ làm, ngồi lại nhìn vào danh sách công việc và đánh dấu những việc đã hoàn thành, tôi bắt đầu cảm thấy thư giãn hơn.
Chủ động ủy thác
Đối với tôi, kỹ năng này là mấu chốt giúp tôi giải phóng bản thân khỏi thói quen ôm đồm mọi việc. Bước đầu tiên trong kỹ năng này là tôi phải chọn ra những việc tôi muốn hoàn thành nhưng không cần đích thân xử lý. Công việc này tưởng dễ nhưng hoá ra không đơn giản chút nào. Việc ôm đồm và lo rằng nhân viên không đủ kỹ năng làm khiến tôi không biết chọn ra việc nào để uỷ thác. Giao việc này chỉ sợ nhân viên làm hỏng, giao việc kia chỉ sợ nhân viên làm sai sót rồi lại phải đi giải quyết hậu quả. May là sau đó tôi cũng học được cách lựa chọn công việc ban đầu giao cho nhân viên như thế nào, đào tạo , hướng dẫn họ làm, đồng hành, đo lường và hỗ trợ họ kịp thời nên một thời gian sau đó tôi cũng đã uỷ thác cho nhân viên những công việc cơ bản mà không còn phải quá lo lắng về kết quả như trước.
Giảm tải được khối lượng công việc đáng kể khi tin tưởng giao cho nhân viên cùng với việc áp dụng các đòn bẩy từ hệ thống phần mềm quản lý và các công nghệ, tôi đã có thêm thời gian cho bản thân và gia đình dù một ngày vẫn chỉ có 24 giờ. Điều tôi cảm thấy đỡ căng thẳng và áp lực cũng chính là sự phát triển của đội ngũ nhân viên khi họ hoàn thành công việc ngày một tốt hơn, chủ động hơn trong công việc khi tôi tin tưởng giao phó. Và điều quan trọng hơn cả, tôi đã cân bằng được thời gian dành cho công việc và gia đình. Tôi đã có thời gian đưa con cái đi chơi, quan tâm tới chuyện học tập và cuộc sống của tụi nhỏ. Tôi có cả thời gian dành cho việc thăm hỏi bố mẹ mỗi tuần và trong thời gian biểu của mình, tôi cũng đã có khung thời gian cho việc chăm sóc, rèn luyện sức khoẻ của bản thân và nghiêm túc thực hiện những hoạt động đó đúng lịch biểu. Cũng từ sự giải phóng bản thân khỏi những hỗn loạn trong việc sử dụng thời gian, tôi có thêm thời gian học tập rèn luyện phát triển bản thân cùng các khoá học và các khoá huấn luyện. Tôi còn có cả thời gian gặp gỡ giao lưu với bạn bè và cũng từ đó nhiều cơ hội kinh doanh lại được mở ra.
Đấy, hành trình thay đổi nhận thức của tôi về việc sử dụng thời gian hiệu quả là như vậy đấy. Học để biết những kỹ năng tôi kể trên không khó các bạn ạ, điều khó nhất là áp dụng nó đều đặn và nhất quán như thế nào. Sau một thời gian dài nỗ lực và kiên nhẫn, cùng cả những lần nản chí muốn bỏ cuộc và “được đóng góp” vào quỹ từ thiện, tôi rút ra thêm một vài bài học để quản trị thời gian hiệu quả như thế này:
-
Luôn đặt mục tiêu cá nhân để tạo động lực cho bản thân
-
Lập kế hoạch cho ngày hôm sau vào cuối ngày
-
Hoàn thành 1 việc quan trọng vào buổi sáng hằng ngày
-
Không dành quá nhiều công sức vào những việc nhỏ
-
Soạn thời gian biểu làm việc và bám sát
-
Đầu tư thời gian, không lãng phí thời gian
-
Chuẩn bị nội dung và mục tiêu cụ thể cho tất cả các cuộc họp, thảo luận
-
Họp trực tuyến để tiết kiệm thời gian
-
Học cách uỷ thác cho việc cho đội ngũ.
-
Áp dụng đòn bẩy của hệ thống và công nghệ để gia tăng hiệu suất công việc.
Đọc đến đây, nếu bạn thấy câu chuyện của tôi có hình ảnh của mình trong đó, bạn hãy thử làm như tôi đã làm xem sao nhé. Hi vọng những bài học của tôi cũng sẽ giúp ích cho bạn trong việc tìm lại sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống thông qua việc quản trị thời gian của bản thân hiệu quả hơn.
Các bài viết bạn có thê tham khảo:
– Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp