Hiệu suất làm việc của nhà lãnh đạo sẽ xác định thành công và khả năng sinh lời của cả một doanh nghiệp. Làm chủ thời gian sẽ có hai thành phần: làm chủ Mục tiêu và Làm chủ Bản thân. Việc quan trọng đầu tiên của Làm chủ Mục tiêu là có vài mục tiêu. Thứ hai là viết chúng ra và cuối cùng là thiết lập những mục tiêu S.M.A.R.T.
Không biết cách làm chủ thời gian – nỗi đau của những nhà lãnh đạo
Nếu như bạn cảm thấy thời gian trong ngày dường như chẳng bao giờ đủ để làm hết những việc cần làm, thì có thể nói bạn chưa chưa biết cách “làm một ông chủ”. Đơn giản là bạn đang có một công việc trong chính doanh nghiệp của mình mà thôi.
Việc quá bận bịu sẽ khiến công việc dần sẽ chẳng còn chút thú vị nào. Chúng ta sẽ không nhớ nổi lần cuối cùng mình về nhà mà không cần phải mang cả núi việc giấy tờ về cùng. Luôn có rất nhiều việc phải làm, còn phải phục vụ khách hàng, liên hệ với các nhà cung ứng, làm việc với kế toán, chi trả tiền lương cho nhân viên.., mỗi ngày luôn kết thúc bằng việc nằm phịch xuống giường với tinh thần mệt mỏi rã rời, cạn kiệt sức lực. Chẳng có gì nghi ngờ, thời gian chính là một trong những thách thức lớn nhất của chủ doanh nghiệp.
Mục tiêu S.M.A.R.T là gì
SMART là nguyên tắc THÔNG MINH giúp định hình và nắm giữ mục tiêu của bản thân trong tương lai; qua đó, xác định những khả năng mà mình có thể làm được và xây dựng kế hoạch cụ thể để hiện thực hóa những mục tiêu đó. SMART là từ ghép với 5 ý nghĩa đặc biệt quyết định đến việc xác định mục tiêu cũng như quản lý quỹ thời gian hợp lý cho cá nhân. Cụ thể:
– Specific (cụ thể, rõ ràng): Bạn muốn đạt được thành tích gì? Bạn muốn có gì? Thu nhập ra sao? Tăng trưởng như thế nào?
– Measurable (có thể đo lường được): Con số cụ thể là bao nhiêu? VD: đạt được bao nhiêu điểm hay %
– Achievable (có thể đạt được): Có khả thi hay không? Mục tiêu có quá thấp hay không?
– Result-oriented (hướng tới kết quả): Có phù hợp với tình hình thực tế hay không? Có cạnh tranh khốc liệt hay không?
– Time-frame (khung thời gian thời gian): Thời gian hoàn thành là khi nào? Thời gian đó có hợp ý hay không?
Các bước làm chủ mục tiêu với S.M.A.R.T
– Định hình mục tiêu của bạn: dựa vào các tiêu chí như đã phân tích, bạn tiến hành xác định mục tiêu cho mình. Nên nhớ mọi mục tiêu phải có tính khả thi và được giới hạn thời gian hoàn thành cũng như quy định thành tựu cụ thể.
– Viết mục tiêu đó ra giấy: một trong những cách tạo động lực cho bản thân hữu hiệu nhất là viết hết những gì mình muốn thực hiện trong thời gian tới ra giấy theo thứ tự ưu tiên, đặt trên bàn, dán nơi bàn làm việc hoặc bất cứ đâu bạn có thể nhìn thấy thường xuyên nhất. Cách làm này sẽ khiến bạn luôn nghĩ đến những mục tiêu cụ thể và thôi thúc, quyết tâm hiện thực nó mỗi ngày.
– Lập kế hoạch chi tiết để thực hiện mục tiêu: hãy chia nhỏ mục tiêu ra bằng cách xác định xem mỗi ngày/ tuần/ tháng/ năm bạn cần phải làm gì. Hành động này nhằm xác định con đường bạn sẽ đi bao xa để rút ngắn thời gian và khoảng cách đạt được mục tiêu. Từ đó, bạn sẽ có cho mình một kế hoạch cụ thể cho từng yêu cầu công việc. Lưu ý: phải kiểm tra và đo lường thường xuyên những mục tiêu nhỏ đó để biết được mình đã đạt được bao nhiêu % kế hoạch và còn phải tiếp tục trong bao lâu nữa để về đích. Cách tốt nhất, hãy lập sơ đồ phân tích công việc hàng ngày để biết được việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì quan trọng và cần làm ngay, làm gấp,… để có sự phân chia thời gian và công việc cho hợp lý.
Áp dụng S.M.A.R.T trong quản lý thời gian kinh doanh
Thời gian là nguồn lực ít ỏi nhất và là thứ mà chúng ta không thể có nhiều hơn được. Vì vậy bạn cần biết cách tận dụng toàn bộ quỹ thời gian của từng nhân viên để phát huy tối đa năng lực của bộ máy nhân sự.
– Đối với người lãnh đạo: phải biết cách lên kế hoạch, phân bổ và điều tiết thực hiện công việc cụ thể, hợp lý và hiệu quả theo quy trình: xây dựng hệ thống, quy trình làm việc – xây dựng ngay đội ngũ kế cận – phân quyền cho nhân viên cụ thể. Khi nhà quản lý đặt niềm tin vào cấp dưới – người được giao việc và lùi lại phía sau để nhân viên chủ động thực hiện sẽ giúp mục tiêu có khả năng hoàn thành nhanh và tốt hơn. Bởi, điều quyết định hiệu quả quản lý thời gian của người lãnh đạo chính là hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.
– Đối với nhân viên: để tận dụng triệt để thời gian làm việc nhằm đạt hiệu quả công việc cao nhất, nhân viên phải tự xác định được mục tiêu của mình và biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp để lên kế hoạch công việc cụ thể cho bản thân. Dựa theo nguyên tắc SMART, nhà quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng một mục tiêu phù hợp, sau đó cùng thảo luận và thống nhất dựa trên mục tiêu chung.
Một nhà lãnh đạo có thể làm chủ thời gian kinh doanh sẽ luôn sẵn sàng với mọi sự thay đổi của thị trường và gặt hái được nhiều thành công. Bạn là một nhà lãnh đạo mong muốn phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực đội ngũ? Hãy tìm hiểu thêm về Huấn luyện Doanh nghiệp ActionCOACH và chương trình: “6 bước xây dựng doanh nghiệp hiệu quả”.
Liên hệ ngay với ActionCOACH Hanoi West và kết nối với một huấn luyện viên kinh doanh phù hợp, chúng tôi cam kết mang lại kết quả tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn.
Bài viết bạn có thể tham khảo:
– Làm chủ thời gian – Cân bằng cuộc sống
– Quản lý thời gian để thực sự làm chủ doanh nghiệp của mình?